BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu
organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu
kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan
yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi
organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Suatu Organisasi juga
memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara
sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa
yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut
dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu
proses dapat langsung diperbaiki. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang
pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi.
B.
Rumusan Masalah
Bagaimana pengawasan yang efektif dilakukan oleh suatu organisasi
dan perusahaan?
C.
Tujuan
Untuk mengetahui cara menjalankan pengawasan yang efektif yang dilakukan
oleh suatu organisasi dan perusahaan.
D.
Metodologi
Dalam penyusunan makalah ini metode penelitian yang dilakukan
adalah secara kepustakaan yaitu dengan pengambilan data dari berbagai sumber.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Dasar-Dasar Pengawasan
1.
Pengertian
Pengawasan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen, yang
dibutuhkan untuk menjamin agar semua keputusan, rencana dan pelaksanaan
kegiatan mencapai tujuan dengan hasil yang baik dan efisien.[1] Pengawasan
merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih
menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang
telah ditentukan sebelumnya. Sasaran pengawasan menurut Fayol, adalah untuk
menunjukkan kelemahan-kelemahan dan kesalahan-kesalahan dengan maksud
memperbaikinya dan mencegah agar tidak terulang kembali.[2]
2.
Proses
Pengawasan
Proses pengawasan dilakukan secara bertahap melalui
langkah-langkah berikut :
a.
Menentukan
standar-standar yang akan digunakan dasar pengawasan
b.
Mengukur
pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai
c.
Membandingkan
pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.
d.
Melakukan
tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan
sesuai dengan rencana.
3.
Cara-Cara
Pengawasan
Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk
memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Cara-cara
pengawasan ini dilakukan sebagai berikut :
a.
Pengawasan
langsung
Adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara
langsung oleh seorang manajer.
Kebaikan
:
1)
Jika
ada kesalahan dapat diketahui sendiri mungkin, sehingga perbaikannya dilakukan
dengan cepat.[3]
2)
Akan
terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga akan memperdekat
hubungan antara atasan dengan bawahannya.
3)
Akan
memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh
atasannya.
4)
Akan
tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.
Keburukan
:
1)
Waktu
seorang manajer banyak tersita, sehingga waktu untuk pekerjaan lainnya
berkurang, misalnya perencanaan dan lain-lainnya.
2)
Mengurangi
inisiatif bawahan, karena mereka merasa merasa bahwa atasannya selalu
mengamatinya.
3)
Ongkos
semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainnya.
b.
Pengawasan
tidak langsung
Adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui
laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat berupa lisan atau
tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasil yang telah dicapai.
Kebaikannya
:
1)
Waktu
manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin banyak, misalnya
perencanaan, kebijaksanaan, dan lain-lainnya.
2)
Biaya
pengawasan relatif kecil.
3)
Memberikan
kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
Keburukannya.
1)
Laporan
kadang-kadang kurang objektif, karena ada kecenderungan untuk melaporkan yang
baik-baik saja.
2)
ika
ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya, sehingga perbaikannya pun juga
terlambat.
3)
Kurang
menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
c.
Pengawasan
berdasarkan kekecualian
Pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan
yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan semacam ini
dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.[4]
4.
Jenis-jenis
pengawasan
a.
Ditinjau
dari fokusnya
1)
Pengawasan
pendahuluan (preliminary control)
Pengawasan
ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan
dan modal yang diperlukan sudah dianggarkan. Adapun instrumen penting untuk
melaksanakan pengawasan ini adalah kebijakan.
2)
Pengawasan
bersamaan (concurret control)
Pengawasan
bersama memantau operasi yang berjalan untuk memastikan bahwa berbagai tujuan
tengah direalisasikan. Pengendaliaan bersamaan terutama diimplementasikan
melalui kegiatan penyelidikan dari para manajer. [5]
3)
Pengawasan
umpan balik (feedback control)
Sistem
pengawasan umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar
perbaikan berbagai tindakan masa depan.
b.
Dilihat
dari objeknya
1)
Pengawasan
administratif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada bidang atau bagian
pekerjaan yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administrasi dalam suatu
organisasi, misalnya pada bagian keuangan, bagian personalia.
2)
Pengawasan
operatif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada bidang atau bagian yang
fungsinya melaksanakan pekerjaan operatif dalam suatu organisasi, bagian
pabrik, bagian pemasaran, maintenance, dan lain-lain.
c.
Berdasarkan
subjek
1)
Pengawasan
intern, yaitu pengawasan yang dilakukan khusus ditujukan pada pelaku-pelaku dan
fungsi-fungsi yang berada didalam organisasi.
2)
Pengawasan
ekstern, yaitu pengawasan yang dilakukan khusus ditujukan pada subjek atau
faktor-faktor dan fungsi-fungsi yang berada diluar organisasi.[6]
5.
Sifat
dan waktu pengawasan
a.
Preventif
control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.
b.
Repressive
control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam
pelaksanaannya, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan,
sehingga hasilnya sesuai dengan diinginkan.
c.
Pengawasan
saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
d.
Pengawasan
berkala, adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya per bulan,
per semester, dan lain-lain.
e.
Pengawasan
mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk
mengetahui apa pelaksanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan atau
tidak dilaksanakan dengan baik. Pengawasan mendadak ini sekali-kali perlu
dilakukan, supaya kedisiplinan karyawan tetap terjaga baik.
f.
Pengamatan
melekat (waskat) adalah pengawasan yang dilakukan secara integratif mulai dari
sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.[7]
6.
Karakteristik
pengawasan yang efektif :
Pengawasan yang efektif berarti pengawasan yang tepat
sesuai dengan proses yang harus dilaluinya, tanpa menyimpang dari sistem yang
dianut, sehingga tahapan yang dilaluinya benar. Sistem pengawasan yang efektif
mempunyai karakteristik :
a.
Akurat
(accurate)
Ketidakakuratan
data akan menyebabkan kesalahan dalam menarik kesimpulan, bahkan dapat
menimbulkan kesalahan yang tidak perlu.
b.
Secara
Ekonomi Realistik (ekonomically reslistic)
Pengeluaran
biaya untuk implementasi pengawasan harus ditekan seminimum mungkin, sehingga
terhindar dari pemborosan yang tak berguna.
c.
Tepat
Waktu (timely)
Sistem
pengawasan akan efektif jika dilakukan dengan cepat disaat penyimpangan
diketahui. Jika terjadi keterlambatan dalam reaksi terhadap penyimpangan,
kerugian yang dihadapi akan semakin besar.[8]
d.
Realistik
Secara Organisasi (Organizationally realistic)
Sistem
pengawasan harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalkan individu harus dapat
melihat hubungan antara tingkat prestasi yang harus dicapainya dan imbalan yang
akan menyusul kemudian.
e.
Dipusatkan
pada pengawasan strategis (focused on strategic control points)
Pengawasan
hendaknya diarahkan pada titik-titik kunci (yang memiliki nilai strategis)
sehingga penyimpangan di bidang ini cepat diketahui dan dapat dihindarkan
timbulnya kegagalan pencapaian tujuan.
f.
Terkoordinasi
dengan arus kerja organisasi (coordinated with the organization’s work flow)
Memperhatikan
bahwa satu kegiatan akan selalu terkait dengan kegiatan lain, misal kegiatan
produksi akan berkaitan dengan kegiatan penjualan.
g.
Objektif
dan Komprehensif (objective and Comprehensible)
Makin
objektif sistem pengawasan, makin besar kemungkinannya bahwa individu dengan
sadar dan efektif akan merespon informasi yang diterima, demikian pula
sebaliknya.
h.
Fleksibel
(flexible)
Sistem
pengawasan harus memiliki tingkat keluwesan yang tinggi, sehingga
standar-standar pengawasan tetap dapat dipergunakan meskipun situasi dan
konsisi berubah.
i.
Diterima
para anggota organisasi (accepted by organization members)
Sistem
pengawasan hendaknya dijelaskan terlebih dahulu kepada semua anggota
organisasi.[9]
B. Metode-Metode Pengawasan
1.
Pengawasan
Non-Kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka
dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan.
Teknik-teknik yang sering digunakan adalah :
a.
Pengamatan
(pengawasan dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan
kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
b.
Inspeksi
teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan
mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
c.
Laporan
lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang
dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif
lebih cepat.
d.
Evaluasi
pelaksanaan.
e.
Diskusi
antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini
dapat menjadi alat pengawasan karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis
dan dipecahkan bersama.
f.
Management
by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan
antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip
pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan
rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.
2.
Pengawasan
Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk
menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan
kuantitatif :
a.
Anggaran
1)
Anggaran
operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas.
2)
Anggaran
khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base
budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting (HRA).
b.
Audit
1)
Internal
audit, tujuannya adalah membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan
tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi
dan komentar mengenai kegiatan mereka.
2)
Eksternal
audit, tujuannya menentukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara
wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan.
c.
Analisa
Break-Even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan
penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak
mengalami laba atau rugi.
d.
Analisis
Rasio
Menyankut dua jenis perbandingan :
1)
Membandingkan
rasio saat ini dengan rasio-rasio dimasa lalu.
2)
Membandingkan
rasio-rasio suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis.[10]
C. Evaluasi Internal Organisasi
1.
Evaluasi
Kerja
a.
Pengertian
Evaluasi Kerja
Evaluasi kinerja merupakan suatu proses
umpan balik atas kinerja masa lalu yang berguna untuk meningkatkan
peoduktivitas di masa yang akan mendatang.[11]
Evaluasi dapat dibagi ke dalam dua bagian besar misalnya evaluasi yang formatif[12]
dan evaluasi sumatif.[13]
Evaluasi adalah kegiatan identifikasi
untuk melihat apakah suatu program yang telah direncanakan telah tercapai atau
belum, dan dapat untuk melihat tingkat efisiensi pelaksanaannya. Evaluasi
berhubungan dengan keputusan nilai (value judgement). Esensi dari evaluasi
yakni memberikan informasi bagi kepentingan pengambilan keputusan.
b.
Metode
Evaluasi Kerja
Di antara berbagai metode evaluasi adalah :
1)
Evaluasi
antar unit internal (peer avaluation)
Seluruh
unit organisasi melakukan evaluasi kinerjanya dengan cara melakukan evaluasi
antar unit organisasi yang memiliki keterkaitan atau dengan lainnya.
2)
Evaluasi
mandiri (self-evaluation)
Setiap
unit organisasi melakukan sendiri evaluasi terhadap kinerjanya dengan
menggunakan alatdan penilaian yang sama dengan yang digunakan dalam kegiatan
evaluasi antar unit organisasi.
3)
Evaluasi
manajemen
Evaluasi
kinerja dapat dilakukan oleh tim yang dapat terdiri dari pimpinan eksekutif,
manejer umum dan manejer fungsional lainnya.
4)
Evaluasi
senior manajemen
Unit-unit
organisasi harus melakukan evaluasi dan memberikan umpan balik atas kinerja
para senior manejer, termasuk di dalamnya adalah para pimpinan tertinggi dan
manejer lainnya.
5)
Evaluasi
dari pelanggan eksternal
Evaluasi
ini dapat dilakukan untuk mengetahui apakah pelayanan suatu instansi pemerinah
atau unit kinerja instansi pemerintah tertentu telah memenuhi kebutuhan dan
harapan pihak yang dilayani.[14]
c.
Fungsi
dan Manfaat Evaluasi Kinerja
Evaluasi
memerankan berbagai fungsi yaitu :
1)
Memberi
informasi yang valid mengenai kinerja, kebijakan, program dan kegiatan, yaitu
seberapa jauh kebutuhan, nilai dan kesempatan telah dicapai. Dengan evaluasi
dapat dingkapkan mengenai pencapaian suatu tujuan, sasaran dan target tertentu.
2)
Memberi
sumbangan kepada klarifikasi dan kritis. Evalusi memberi sumbangan pada klarifikasi
dan kritik terhadap nilai-nilai yang mendasari tujuan dan target.
3)
Memberi
sumbangan pada aplikasi metode analisis kebijakan, termasuk perumusan masalah
dan rekomendasinya.
4)
Evaluasi
memiliki tujuan pokok melihat seberapa besar kesenjangan antara pencapaian
kinerja kegiatan dan program dengan harapan atau rencana yang sudah ditetapkan.
Sedangkan manfaat evaluasi itu sendiri dapat berupa
keuntungan-keuntungan yang dapat
diperoleh seperti[15] :
1)
Manfaat
untuk perbaikan perencanaan, strategi, kebijakan.
2)
Manfaat
untuk mengambil keputusan.
3)
Manfaat
untuk tujuan pengawasan.
4)
Manfaat
untuk perbaikan input, proses dan output.[16]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system
informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Sebagai proses terakhir dalam kegiatan organisasi adalah evaluasi
atau penilaian. Evaluasi akan mengukur sejauh mana pencapaian hasil terhadap
target tujuan organisasi yang sebelumnya telah diputuskan, apakah tercapai atau
tidak. Penilaian adalah proses pengumpulan dan pengolahan informasi-informasi
yang selanjutnya informasi tersebut dipakai dalam mempertimbangkan suatu
keputusan.
DAFTAR PUSTAKA
Amirulloh.
2015. Pengantar Manajemen Fungsi, Proses, Pengawasan, Jakarta : Mitra
Wacana Media.
Hasibuan,
Malayu S.P. 2014. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah., Jakarta :
Bumi Aksara.
Siagian,
Sondang P. 2007. Fungsi-Fungsi Manajerial, Jakarta : Bumi Aksara.
Sudiman, Dkk.
2004. AKIP dan Pengukuran kinerja, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
Syamsi, Ibnu.1994.
Pokok-Pokok Organisasi &
Manajemen, Jakarta : Rineka Cipta.
http://daiwanalbantani-daiwan.blogspot.co.id/2012/12/dasar-dan-metode-pengawasan.html diakses pada tanggal 11
April 2016 pukul 21.00 WIB.
[1] Drs. Ibnu
Syamsi S.U., Pokok-Pokok Organisasi & Manajemen, ( Jakarta : Rineka
Cipta, 1994), hlm. 148.
[2] Prof. Dr.
Sondang P. Siagian, MPA., Fungsi-Fungsi Manajerial, (Jakarta : Bumi
Aksara, 2007), hlm. 127.
[3] Drs. H. Malayu
S.P. Hasibuan. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. (Jakarta : Bumi
Aksara, 2014), hlm. 245.
[4] Ibid.,
hlm. 246.
[5] Amirulloh,
SE.,M.M., Pengantar Manajemen Fungsi, Proses, Pengawasan, (Jakarta :
Mitra Wacana Media, 2015), hlm. 242.
[6] Ibid.,
hlm. 243.
[7] Ibid.,
hlm. 247-248.
[8] Ibid., hlm. 246.
[9] Ibid.,
hlm. 247.
[10]http://daiwanalbantani-daiwan.blogspot.co.id/2012/12/dasar-dan-metode-pengawasan.html diakses pada tanggal 11 April 2016 pukul 21.00
WIB.
[11] Drs. Sudiman,
MPA. Dkk., AKIP dan Pengukuran kinerja, (Jakarta : Lembaga Administrasi
Negara, 2004), hlm. 83.
[12] Evaluasi
formatif ini dapat meliputi evaluasi yang dilakukan sebelum program berjalan,
atau sedang dalam pelaksanaan, atau setelah progaram selesai dan dapat diteliti
hasil dan dampaknya.
[13] Evalusi
suamatif dalah evaluasi yang dilakukan beberapa periode/tahun sehingga
memerlukan pengumpulan data time series untuk beberapa tahun yang dievaluasi.
[14] Drs. Sudiman,
MPA. Dkk., AKIP dan Pengukuran kinerja, (Jakarta : Lembaga Administrasi
Negara, 2004), hlm.86.
[15] Ibid.,hlm.87.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar